WHAT IF…..

Oleh: Eka Wartana

Tiba tiba seorang karyawan penting mengundurkan diri…..

Dia resigned secara mendadak, tanpa 1-2 bulan advance notice(pemberitahuan awal)  Perusahaan menjadi kelabakan untuk mencari penggantinya. Tidak ada proses hand-over (serah terima) karena orangnya sudah pergi.

Dalam kehidupan ini, baik dalam organisasi maupun pribadi, terkadang kita menghadapi hal yang tidak terduga seperti itu. Jalan keluarnya adalah dengan problem solving. Bisa dengan mencari penggantinya dari luar perusahaan (‘membajak’), baik secara langsung ataupun lewat iklan atau head-hunter.

Setelah mendapat kandidat, problem solved? Belum, karena tidak ada serah terima dengan staff yang resigned. Kelancaran proses di dalam perusahaan terganggu.

Dampak dari situasi ini bisa menjalar ke produksi, penjualan dan kepuasan customers. Akibatnya, bukan hanya terjadi kerugian biaya, tetapi juga tenaga dan waktu  akibat dari problem itu.

Adakah cara lain untuk mencegah terjadinya problem seperti diatas? Ada, tentunya. Problem bisa diatasi sebelum terjadi! Caranya: dengan problem-preventing!

Salah satu dari 5 key-factor dalam Problem Preventing bisa dipakai untuk menyelesaikan masalah sebelum terjadi: WHAT IF……

Setiap saat bisa saja seorang staff resign, pindah ke divisi lain, promosi ke jenjang yang lebih tinggi, pensiun, atau diberhentikan mendadak karena kesalahan berat. Untuk mereka yang pindah, promosi, pensiun lebih mudah mengatasinya karena masih ada cukup waktu untuk proses serah-terima. Tapi untuk yang berhenti mendadak, diberhentikan atau pensiun dini mendadak, masalahnya lebih kritis.

Bagaimana cara mengatasi situasi seperti ini?

Perusahaan memerlukan analisa untuk factor “What if…..”   

Tapi sebelum itu, perusahaan perlu memikirkan bagaimana supaya karyawan betah bekerja di perusahaan, di antaranya:

• Berikan perlakuan yang fair dan kompensasi yang sesuai dengan competensi dan tanggungjawab nya.
• Kesempatan yang terbuka untuk pengembangan karier
• Suasana kerja yang nyaman

Namun, dengan semuanya itu, ada saja karyawan yang resign. Karenanya, pimpinan perusahaan perlu mempertimbangkan factor “What if…”

Yang penting dilakukan dalam mempersiapkan diri menghadapi resignnya karyawan kunci adalah: succession planning

1. Persiapkan orang ke dua, kalau perlu orang ke tiga untuk posisi kunci. Misalnya, seorang manager perlu menyiapkan bawahannya: supervisor untuk mengambil alih tugas manager ketika sang manager sedang cuti atau tugas keluar kota. Dia juga bisa menggantikan si manager yang resign.
2. Manager bisa mempersiapkan lagi supervisor yang lain sebagai back up ke 2. Jadi ada 2 layer yang dipersiapkan.
3. Selanjutnya, si supervisor juga perlu melakukan hal yang sama untuk bawahannya (foreman, etc). Ketika si supervisor mengemban tugas sebagai acting manager, bawahannya bisa berperan sebagai acting supervisor. Kalau bisa persiapkan 2 orang untuk itu.

Dengan demikian, ketika ada karyawan kunci yang pergi, pekerjaan tetap berjalan dengan lancar. Problem tidak sampai terjadi karena sudah diselesaikan sebelum terjadi.

Bagaimana kalau atasannya tidak pergi (resign, promosi, pindah)? Orang yang dipersiapkan bisa diberikan kesempatan untuk jenjang karier yang lebih tinggi di posisi lain, tempat/divisi lain.

Succession plan seperti diatas bukanlah hanya teori karena saya sudah menerapkannya sejak lama ketika masih aktif bekerja sebagai kepala cabang. Staff saya sering diminta oleh cabang lain untuk mengisi kekosongan di cabang tersebut. Masih banyak cabang yang tidak mempersiapkan successor untuk posisi pentingnya.

Memang repot juga karena ada tambahan pekerjaan men-develop orang lagi. Tapi saya juga senang karena staff saya memperoleh promosi jabatan meskipun di cabang lain. Itulah peran seorang leader: menciptakan leader leader lainnya.

Hal lain yang saya lakukan dulu adalah rotasi tugas (job-rotation) antar bawahan yang selevel. Dengan demikian, ketika ada karyawan yang cuti atau berhenti, pekerjaan tetap berjalan lancar. Rotasi nya sendiri tidak ada masalah karena masing masing posisi sudah ada ‘acting’ nya.

Problem preventing sangat bermanfaat untuk perusahaan maupun karyawan. Banyak hal bisa dihemat: biaya, waktu, tenaga selain juga menjaga produktifitas, kepuasan pelanggan, menjauhkan stress yang tidak perlu.

Salam Problem-Preventing, Eka Wartana

Author:

Relative-Contradictive dalam Profesi, (pesan buku via WA ke: 081281811999)

Berpikir Tanpa Mikir – Terobosan Cara Berpikir,

To Think Without Thinking – A Thinking Breakthrough,

MindWeb-A New Way of Thinking.

Founder and Master Trainer:

The MindWeb Way of Thinking

Problem-Preventing, The Advanced Competency – The MindWeb Way

#relativecontradictive #problempreventing #tothinkwithoutthinking #berpikirtanpamikir #karyaanakbangsa #aslikaryaindonesia #mindweb #whatif #problempreventing #successionplan #keyfactor #resignation #jobrotation